はじめに
上司に意見を言うのは、誰にとっても勇気のいることです。しかし、自分の考えをしっかり伝えることで、仕事やチームの改善に繋がることもあります。
このブログでは、上司に意見を言うときのコツと注意点についてご紹介します。
このブログを読むことで、
・上司に意見を言いやすくなる
・意見を受け入れてもらえる
・仕事やチームの改善に繋がる
といったメリットを得ることができます。
ぜひ、このブログを参考に、上司に意見を伝えるようにしましょう。
上司に意見するときのコツ
感情的にならない
上司に意見するときは感情的にならず、客観的に行うことが重要です。
相手の不備を指摘したり自分の意見を伝えることで、結果的に双方にとってプラスになることが目的だということを忘れないようにしましょう。
そのためにも、意見は客観的かつ建設的でなければなりません。
伝えるべき上司を選ぶ
部下から意見や批判を受けて喜ぶ上司は、あまりいません。
上司に意見するときは、その前に、上司が意見や批判を受け止めることができる器なのか見極める必要があります。
上司によっては、自分の状況や立場が悪化してしまう恐れがあるので要注意です。
他人の前は避ける
他のスタッフがいる前で意見や批判をぶつければ、上司の面目は丸つぶれです。
いくら不満があっても、上司に対する尊敬の念を忘れてはいけません。
敬意をもって接しなければ、あなたも同様の態度をとられることになるでしょう。
意見をぶつける際のテクニック
意見の内容は簡潔に
一般的な組織や企業であれば、上司はやはり部下に比べると責任の思い業務を担っています。
仕事の作業量もどうしても多くなりがちで、やるべきことが山積みになった状態が続いている可能性もあります。
何か意見を言いたい、進言したいと思っても忙しく時間のない相手に対し、長々脈略なく話すことは好まれることではありません。
素早く、わかりやすく、的確に、といったことを意識するのが大切です。
何かを進言する前には論点を明確にし、端的に、簡潔に伝えることが重要です。
相手を怒らせるような言い方は避ける
「○○という状況を把握されていますか？」
「○○という状況をご理解いただけていますか？」
というように挑発するような言い方をすると、相手を感情的にさせてしまうだけです。
上司に話すという前提を忘れずに一度言葉を整理する時間を持っても良いでしょう。
相手を変えようとするための強い言葉遣いになるのではなく、まずは自分の話を聞いてもらうために伝え方を工夫することが大切です。
クッション言葉を入れる
クッション言葉とは、「恐れ入りますが」「大変申し上げにくいのですが」など、断るときや異論を唱える前に添える言葉で、相手への心遣いを表します。
クッション言葉を入れることで、個人の感情的な部分を薄くすることができ、上司も話を聞き入れやすくなります。
上司に対して「意見を言う」ことは、決して悪いことではありませんが、否定することでもありません。
過度に注意することや、間違いを見つけるだけになってしまっては本質からズレていってしまいます。
本題に入る前に相手を気遣うような「クッション言葉」を挟むことで、上司も必要以上に構えることなく聞いてくれるでしょう。
上司に言ってはいけない言葉
そんなことやって、何か意味があるんですか？
上司が示す方針に首を傾げたくなる場合も、職場では実際にあるでしょう。
そんなときに、
×「そんなことやって、何か意味があるんですか?」
こんな言葉を上司にぶつける人もいるようです。
その後に、
×「時間と予算の無駄になるだけじゃありませんか」
と続きます。
腹蔵のない人柄なのでしょうが、時に「思っていることをそのまま口に出すと、人の心を傷つける」と覚えておくのがいいでしょう。
上司の命令に異議申し立てをするときには対案を出す、というのがビジネス現場でのやり方です。
○「課長、こういう方策でやってみる、という考えもあると思いますが」
という話し方の方がお互いに生産的でしょう。
口で言うのは簡単なんですよね
「こうすれば簡単じゃないか。そうだろう」という上司に口答えするときに、部下がよく口にするセリフです。
さらに
×「課長は現場の実情がわかっていないんですよ」とつけ加える人もいます。
確かに「現場の実情」を知らずに理屈を押しつけてくる上司もいるでしょう。
しかし、「口でいうのは～」といった話し方をすると、上司との人間関係に感情的なシコリを残すだけです。
これは懇切丁寧に現場はそう簡単ではないという事を説明するしかありません。
あるいは、
○「一度、現場の実情を見てもらえませんか？」と頼んでみてはいかがですか。
不満をストレートに口に出すのはよくありません。
まったく役に立たないなあ
仕事の効率化のために最新のシステムを導入しました。
しかし、システムが上手く機能せずにかえって仕事が複雑になった。
職場ではよくある事例だと思いますが、
そんなときに、
×「役に立たない」
という話し方には注意しておくのが賢明です。
そのシステムの担当者が「自分が悪口をいわれた」と勘違いする場合があるからです。
もちろんシステムの悪口をいったのであって、担当者を非難したわけではないのですが、担当者自身は自分のことをいわれたと思い込みやすいのです。
職場で働く人たちは、多かれ少なかれ、自分が周りからどう見られているか気にしていますから、悪口、非難、嫌味といった言葉に敏感に反応しやすいといえます。
職場ではネガティブな意味を持つ言葉の使い方には気をつけたいものです。
本日のまとめ
上司に意見するときのコツ
・感情的にならない
・伝えるべき上司を選ぶ
・他人の前は避ける
意見をぶつける際の話し方のテクニック
・意見の内容は簡潔に
・相手を怒らせるような言い方は避ける
・クッションになる言葉を入れる
上司に意見するときに言ってはいけないフレーズ
・そんなことやって、何か意味があるんですか
・口で言うのは簡単なんですよね
・まったく役に立たないなあ
