仕事のストレスをいかに軽減するか。多くの人が抱える課題です。
ストレスの原因はいろいろ考えられますが、「取引先と折り合いがつかない」「顧客からクレームをつけられた」「上司と意見が合わない」など、多くは人間関係の問題が関わっています。
キャリアを積み、マネジメント職に就けば、若い部下や後輩がストレスをためていないか、気を配るのも仕事の1つになります。
部下の中には、小さなミスで大きく落ち込んだり、悩みや不安を一人で抱えてしまったりする人もいます。
部下をサポートするコツを紹介します。
部下をサポートするコツ3選
声掛けをすること
上司の役割で、まず重要なことは、「部下を孤立させない」ことです。孤立させないためには、特に用件がなくても、機会を見つけては、
「調子はどうだ？」
「何か困っていることはないか？」
と声かけをすることです。
たいていは
「大丈夫です」
「何も問題ありません」
という返事が返ってくるでしょう。
たとえ問題を抱えていても、その場で「実は～」と相談を持ち掛けてくることは少ないはずです。
しかし、たったこれだけのやり取りでも、2つの大きなメリットがあります。
1つは、「部下の表情や声の調子から状況を把握できる」ことです。普段より元気がないようなら要注意です。
2つ目は、「気にかけてもらっているという印象を与えられる」ことです。部下にとってはこれが安心感につながり、何かあれば「相談しよう」という気になります。
※組織を活性化させるためには「声掛け」が効果的であることを詳しく解説していますので、ぜひご覧ください。
「慣れればミスは少なくなる」と伝えること
ミスやトラブルを起こした部下をフォローするのも、上司の大切な役割です。
その際の「特効薬」は、「慣れこそすべて」と教えることです。
例えば、初めて顧客からキツい調子でクレームをつけられたとき、部下がショックを受けるのは無理もありません。
しかし、クレーム処理を10件、20件とこなしていけば、次第に慣れてきます。
「こういう顧客にはこう対処すればいい」というノウハウも蓄積されるはずです。そうなれば、いちいちショックを受けることは少なくなるでしょう。
これはクレームに限った話ではありません。最初はつらいと思った仕事でも、繰り返すうちに慣れてきます。
失敗を多く積み重ねた人ほど、その経験を糧にして後に良きリーダーになることがあります。
若い部下や新人の中でも「自己肯定感」が弱い人は、それに気づく前に心が折れてしまいます。ですから、上司が諭す必要があります。
とはいえ、「慣れこそすべて」「失敗が経験値になる」と念仏のように唱えるだけでは、説得力に欠けます。
そこで自分や先輩、さらには著名な経営者がどんな失敗をしてきたかというエピソードを合わせて語ることで、説得力が増し、安心材料になるはずです。
そのときに「失敗談」と言いながら、自慢話をしているように部下に受け取られてしまわないようにしましょう。
自分の仕事を真摯に振り返りつつ、部下の状況に対応できるよう「失敗談リスト」を作っておくことをお勧めします。
※失敗談を話すことの有効性については、こちらで詳しく紹介していますので、ぜひご覧ください。
手書きのコミュニケーションでミスを防ぐ
部下のミスを防ぐのに効果的なのが、「手書きのコミュニケーション」です。
2人で決めた対策を、上司がメモ用紙や大きめの付箋に手書きし、部下がそれを自前の机やパソコンモニターの縁に貼っておきます。
文字と言えばメールやLINEでのやり取りが当たり前の昨今だけに、「手書き」のインパクトは絶大です。
まして上司が自分のために書いてくれたとなれば、邪険には扱うこともないでしょう。
本日のポイント
声掛けをする
「調子はどうだ？」「問題ないか？」と声をかけるだけで、部下は孤立から解放される。いざというときに相談しやすい関係を築くことにもなる。
慣れればミスも少なくなると伝える
ミスやトラブルを起こした部下をフォローするときの特効薬は、「慣れこそすべて」と教えること。
加えて、自分や先輩の失敗談を話すことで、説得力が増す。
手書きのコミュニケーションで部下のミスを防ぐ
再発防止に向けて一緒に対策を考え、それを口頭やメールではなく手書きのメモにして渡す。
その手間をかけた感が、部下の意識を変えることになる。
