ビジネスやプロジェクトの管理において、効果的なコミュニケーションは不可欠です。
その中でも、指示の出し方と受けるポイントは、円滑な業務遂行やプロジェクトの成功に直結します。
本ブログでは、指示の出し方が上手い人の特徴、的確な指示のポイント、そして指示を受ける際のポイントに焦点を当て、成功するコミュニケーションの秘訣を探っていきます。
指示の出しかたが上手い人の特徴
目的やゴールを明確にする力
指示できる人は、プロジェクトやタスクの目的やゴールを理解し、それを的確に伝える力があります。
明確なゴールは、メンバーが方向性を見失わずに作業を進めることができます。
必要な情報を提供する力
指示できる人は、他のメンバーが仕事を遂行するために必要な情報を漏れなく提供します。
必要な情報があれば、作業をスムーズに進めることができます。
相手の理解を確認する力
指示を出すだけでなく、相手が指示を理解しているか確認する力も必要です。質問やフィードバックを通じて、相手の理解度を確認しましょう。
コミュニケーション能力が高い
指示できる人は、他のメンバーとのコミュニケーションが円滑です。適切な言葉遣いやフィードバックを通じて、信頼関係を築きましょう。
リーダーシップがある
指示できる人は、メンバーを導くリーダーシップがあります。メンバーの目標を理解し、達成に向けて鼓舞しましょう。
責任感がある
指示できる人は、与えられた仕事やプロジェクトに責任感を持っています。自分の役割を果たし、約束を守りましょう。
常に学び続ける姿勢がある
指示できる人は、変化する環境に対応するために学び続ける姿勢があります。新しい知識やスキルを身につけ、指示力を向上させましょう。
的確な指示の出し方
目的を明確にする
何を達成したいのか、目的をはっきりさせることが重要です。それに基づいて指示を出すと、相手も理解しやすくなります。
具体的な行動を指示する
抽象的な指示ではなく、具体的な行動や手順を指示することが大切です。例えば、「報告書を提出してください」といったように、具体的な行動を指定します。
簡潔かつ明確に伝える
冗長な表現や複雑な言葉を避け、シンプルで明確な言葉を使いましょう。言葉の選び方や表現に注意を払うことが理解を助けます。
丁寧な言葉遣いを使用
相手に対して敬意を払い、丁寧な言葉遣いを心がけましょう。挨拶や感謝の言葉を添えることで、相手が協力的になる可能性が高まります。
相手の理解を確認する
指示を出した後、相手が理解しているかどうか確認することが重要です。質問を通じて確認するか、相手からのフィードバックを積極的に受け入れることで、誤解を防ぎます。
適切なコミュニケーション手段を選ぶ
状況によっては、メール、電話、対面など、適切なコミュニケーション手段を選ぶことが重要です。
重要な指示や情報は、直接のコミュニケーション手段で伝えると良い場合もあります。
以下に、指示するときの具体的な言い回しをいくつか紹介します。
・何をするか
○「○○の資料を作成してください」
○「△△の件について、××さんに連絡をしてください」
○「○○のプロジェクトの進捗状況を報告してください」
・いつまでにするか
○「明日までにお願いします」
○「今週中にお願いします」
○「来月までにお願いします」
・どのようにするか
○「○○のテンプレートを参考にしてください」
○「△△の資料を参考にしてください」
○「○○の担当者に確認してください」
また、相手との関係性や状況に応じて、適切な言い回しを使い分けることも大切です。
例えば、目上の相手には、「○○していただければ幸いです」など、丁寧な表現を心がけましょう。
指示を出すときは、相手の立場や状況を理解し、相手が納得して行動できるようにすることが大切です。上記のポイントを押さえて、明確で丁寧な指示を心がけましょう。
指示を受けるときのポイント
メモを取る
メモを取ることは、受けた指示や情報を整理し、後で参照できるようにする手段です。
特に締め切りや重要な詳細に注意を払い、タスクを効果的に管理できます。メモを取ることで、情報の漏れや忘れが減ります。
質問する
不明点や疑問点がある場合、遠慮せずに質問することが重要です。質問を通じて、発言者の意図を理解し、誤解を防ぐことができます。
質問することで、より具体的で正確な情報を得ることができます。
復唱する
受けた指示を自分の言葉で復唱することは、理解度を確認し、誤解を防ぐのに役立ちます。
これにより、発言者が意図した内容を正確に理解しているかどうかを確認できます。復唱は、受け手と発信者のコミュニケーションを効果的に補完します。
これらのポイントを組み合わせることで、より効果的なコミュニケーションが生まれ、指示のクリアな理解が促進されます。
ただし、コミュニケーションの文脈や相手の好みによって、これらの手法の適用範囲は変わることがあります。
適切なタイミングでこれらのアクションを活用することが重要です。
具体的には、以下のようなものがあります。
・指示を受けるときは、相手の目を見て、真剣に聞く。
・指示内容をメモするときは、5W1Hを意識する。
・わからない点は、その場で質問する。
・指示内容を復唱するときは、相手に聞き返す。
また、指示を受けるときは、相手の立場や状況を理解し、相手が納得して指示を出していることを意識することも大切です。
上記のポイントを押さえて、指示を正確に理解し、ミスを防ぐようにしましょう。
本日のまとめ
指示の出しかたが上手い人の特徴
・目的やゴールを明確にする力
・必要な情報を提供する力
・相手の理解を確認する力
・コミュニケーション能力が高い
・リーダーシップがある
・責任感がある
・常に学び続ける姿勢がある
的確な指示の出し方
・目的を明確にする
・具体的な行動を指示する
・簡潔かつ明確に伝える
・丁寧な言葉遣いを使用
・相手の理解を確認する
・適切なコミュニケーション手段を選ぶ
指示を受けるときのポイント
・メモを取る
・質問する
・復唱する
