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【3ステップ!上司への正しい報告のしかた】「悪いニュース」を伝えるときの最善策

トラブルなど悪いニュースの報告のしかたについて解説

仕事をしていると「悪いニュース」を上司に報告しないといけない場面は、必ずといっていいほど訪れます。本日は「悪いニュース」の報告のしかたについて解説しています。トラブルが発生したときなど、どのように上司に報告すればよいか迷ったときのために、ぜひ、参考にしていただければと思います。

 

 仕事で「取引先を怒らせた」「商品にクレームがついた」「納期に間に合わない」「発注ミスをした」など、「悪いニュース」は否応なしにやってきます。

 問題は、それをどう上司に報告するか、そしてどう解決へ導くかです。

 そのプロセスを大きく3段階に分けて解説します。

「悪いニュース」の報告のしかた

第一段階「報告」

 トラブルなど「悪いニュース」は上司に伝えにくい。原因が自分のミスにあるとすれば、なおさらですよね。

報告のときに

「折り入ってご相談が~」

など、できるだけオブラートで包むように前置きしたくなります。

 

 また正確に報告しようとするあまり、あるいは言い訳のために、経緯を細かく話してなかなか問題点に至らない場合もあります。

 その気持ちはよく分かりますが、トラブルの報告としてはいずれもNGです。

 なぜなら、聞き手の上司にとっては不安な時間が長く続き、冷静な判断がしづらくなるからです。

 

 こういう時は、まずできるだけ簡潔に、結論だけスパッと報告するのが正しいやり方です。

 前フリも、細かい経緯の説明も不要です。せいぜい10秒以内で言い切ると肝に銘じましょう。

 トラブルの当事者であれば、最後に「すみません」「申し訳ございません」などの謝罪の言葉を忘れずに付け加えます。

 

第2段階「提案型の報告」

 10秒で報告を終えたとして、後は上司からの指示を待つだけだとしたら、仕事を任されている当事者

として、物足りません。

 そこで第2段階として用意したいのが「提案」です。

 たとえ経験が浅かったとしても、当事者として問題をどう処理すべきか、案を出すことはできるはずです。

 それも「A案」「B案」「C案」と3つぐらい揃えて、「このうちどれがいいですか」と尋ねられれば理想的です。

 

 その理由は2つあります。

 1つは、上司の意識を早々に対応策に向かわすことができるからです。

 上司にゼロベースで考えてもらうとなると、より多くの状況説明が必要になります。

 その途中で小言の1つも食らうかもしれません。これは言われる側もつらいですが、言う上司もしんどいのです。

 

 しかし、複数の案をたたき台にして検討すれば、両者は「叱る・叱られる」の関係から、一緒に事態に対処する「共闘」の関係に変化します。

 そうなると、小言の入る隙はなく、気分も前向きになるはずです。

 実際、部下が持つ現場の情報と上司が持つ経験による知恵が合わされば、何らかの解決策は簡単に出てくるのではないでしょうか。

 

 もう1つの理由は、ストレス軽減になるからです。

 上司に頭を下げながら「どうすればいいですか」と尋ねるより、上司を見据えながら「そこでこの案はどうですか」の方が話しやすいですよね。

 報告する段階で案を用意する必要はありますが、案があれば報告がしやすくなります。

第3段階「解決策だけに焦点を与える」

 これによって「共闘」の体制が整ったら、次に必要なのは「解決策」の決定です。

    ここで参考にしたいのが「ソリューションフォーカスト」と呼ばれる方法です。

 心理療法の1つで、過去や原因を深堀せず、解決策にだけ焦点を当て、改善を図る考え方です。

 たとえば、アルコール中毒者に対し、過去にどんな飲み方をしてきたかを問うのではなく、現状において飲まない時間帯(睡眠時など)もあることをポジティブに評価します。

 そして将来的にその時間帯を延ばしていこうと励まします。

 実際にこうしたアプローチで、かなり治療の成果が上がっています。

    これは仕事上のトラブルにも応用できます。

 

 一方で、面倒なのが、感情的な対立に発展するケースです。

 意見が対立する原因を突き詰めようとしても、水掛け論になって逆に悪化させる恐れがあります。

 であれば、未来志向で感情の問題は脇に置き、とりあえず現状を見つめて妥協点を模索した方がいいです。

 部下をそう諭せる上司も立派ですが、上司にそんな提案をできる部下は、一目置かれる存在となるでしょう。

 

※ビジネス上のトラブルを丸く収める3つの鉄則について解説しています。

 

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本日のまとめ

職場で「悪いニュース」を上司に報告するコツ

第一段階「報告」

 前置きや言い訳はぜずに、概要だけをできるだけ簡潔に伝える。

    トラブルの当事者であれば、「すみません」などの謝罪の言葉を忘れずに!

 

第二段階「提案」

 解決策を上司に委ねるから、報告がストレスになる。

    積極的に「こういう解決策でどうですか」と問題を解決する提案をする。

    できれば3案ぐらいを用意しておく。

 

第三段階「解決策だけに焦点を当てる」

 過去にさかのぼって原因を究明しても、解決できない問題は多い。

    現状と未来を見据え、妥協点を見出そう。