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【実は誰も教えてくれないビジネスメールの書き方】好印象を与える3つの要素とは?

ビジネスメールに欠かせない3つの要素とは?

本日は、好印象なビジネスメールの書き方を紹介します。ビジネスメールを書く上で、欠かせない3つの要素を取り上げていますので、ぜひ参考にしていただければと思います。

 

「時間ができたらこちらから連絡します」

「知人の〇〇さんも一緒に誘っていいですか?」

「未読スルー」

 これらは、興味のない男性からLINEで飲み会に誘われた時に、女性が送る断り文句の一例です。

 いかに相手を傷つけず、体よく遠ざけるかに腐心しています。それでも気づかない男性もいるそうです。

 

 これは、文字によるコミュニケーションだからこそのわずらわしさと言えます。

 対面や電話なら、どれほど鈍感な男性でも、相手の表情や声の調子から脈の有無ぐらいは分かります。

 LINEではそうした情報量が圧倒的に少ないので、妄想や勘違いをしてしまいます。

 

 実は、上記のような事態は、ビジネスメールのやり取りでも起こり得ます。

 メールは、相手と電話で打合せをしたり、対面で会って交渉たりする時間を減らすことができる反面、お互いが交換する情報量は大幅に減りました。

 そこに気づかずに、「これで分かるだろう」という軽い気持ちでメールを書いてしまうと、誤解や行き違いが生まれやすくなるのです。

 そこで、ビジネスメールに欠かせない要素を3つ紹介します。

ビジネスメールに欠かせない3つの要素

書き出しは相手への気遣い、配慮の言葉を入れる

冒頭の挨拶文や言葉遣いなどは、相手に合わせて選択しなければなりません。

 

相手が社内の場合

・お疲れ様です。

・おはようございます。

・お忙しいところ失礼いたします。

・昨日は遅くまでお疲れ様でした。

 社外の人に向けたもののようにかしこまった挨拶は必要ありませんが、上司なのか、同僚なのか、普段の関係性や状況、時間帯によって挨拶を使い分けるようにしましょう。

 

相手が取引先の場合

・平素よりお世話になっております。

・長らくご無沙汰しており申し訳ございません。(連絡が空いてしまった場合)

・度々失礼いたします。(用件が一度で伝えられない場合)

・先ほど、お電話させていただいた件につきまして、補足のご連絡です。(電話でやりとりをした後のメール)

・この度は私の不手際により、ご不快・ご不便な思いをさせてしまい、心よりお詫び申し上げます。(謝罪)

 社外の人に宛てたメールの場合は、顔が見えないやり取りだからこそ、相手への気遣いが感じられる一言を添えることが大切です。

用件は箇条書きでわかりやすく

2つ目は、「用件」です。

 用件といっても、文章としてきれいに整えようと考える必要はありません。

 メールでは正確に伝えることを最優先にするため、わかりやすく箇条書にすることをお勧めします。

 

 ちなみに、新聞記事には「5W2H」という構成テクニックが使われています。

「When(いつ)」

「Where(どこで)」

「Who(誰が)」

「What(何を)」

「Why(なぜ)」

「How(どのように)」

「How much(いくらで)」

これらの要素を盛り込めば、過不足のない記事になるそうです。

 

 これを見習って、箇条書きでもいいので1つずつ書き出してみればいいのです。

漏らさずに列挙できれば、意図はほぼ間違いなく、相手に伝わることになります。

 特にビジネスの場合、「How much」は重要です。これがないと、肝心な部分が抜け落ちた文章になります。

「感情」を伝える一文が、ワンランク格を上げる

 以上が正確に伝わるための文章のポイントですが、これだけでは、あまりに機械的で血の通った感じがしない文章になってしまいます。仕事のやっつけ感も漂います。

 そこでメールに欠かせないもう3つの要素が「感情」です。

 個人としての思いや情報を書き加えることで、箇条書きの機械的なメールに温かみを持たせることができます。

 

たとえば、相手に何かを依頼する場合なら、

「なぜ、あなたなのか」という理由を入れるようにします。

「以前の仕事ぶりに感服しました」

「ぜひ一度、ご指導を仰ぎたいと思っていました」

など、自分の熱意を伝えます。

 

 あるいは、一仕事終わった後に送るお礼メールにしても、「ありがとうございました」だけでは味気なくなってしまいます。

 対面であれば、頭を下げたり、握手したり、肩を叩いたり等々の感情表現が可能ですが、メールだけではおざなりに見えてしまいます。

 

王道は、やはり相手を讃えることです。

「あなたのおかげです」

「あなたのようになりたいです」

「あなたが一番です」

といったことを表現すれば、相手は「しっかり見てもらえた」「やってよかった」

と思ってくれるでしょう。

 こういうやり取りが信頼関係を作り、次回以降の仕事をやりやすくします。

 

 また、もう少し旧知の間柄なら、末尾に自身の近況報告などを添えるのも効果的です。

「新事業のため福岡に出張していた」

「開発に携わったこういう商品がヒットしている」

などです。関連するサイトがあるならURLを載せてもOKです

 

 いずれもメール上の「雑談」のようなものですが、こういう部分が、意外と相手の記憶に残りやすいのです。

 なかなか会えない相手に自己アピールするには、かなり有効な手段です。

 

 ただし、当然ながら自慢や嫌味のように見える内容は逆効果になります。

決して、謙譲の精神を忘れてはいけません。礼儀に始まり礼儀に終わるのが、日本のビジネスパーソンのメール作法です。

 

※メールやLINEの返信がすぐにほしいときのコツについて解説しています。

 

www.wakatusmile.com

 

本日のまとめ

ビジネスメールに欠かせない3つの要素

・書き出しは相手への気遣い、配慮の言葉を入れる

「相手が社内の場合」

・お疲れ様です。

・おはようございます。

・お忙しいところ失礼いたします。

・昨日は遅くまでお疲れ様でした。

 

「相手が取引先の場合」

・平素よりお世話になっております。

・長らくご無沙汰しており申し訳ございません。(連絡が空いてしまった場合)

・度々失礼いたします。(用件が一度で伝えられない場合)

・先ほど、お電話させていただいた件につきまして、補足のご連絡です。(電話でやりとりをした後のメール)

・この度は私の不手際により、ご不快・ご不便な思いをさせてしまい、心よりお詫び申し上げます。(謝罪)

 

・用件は箇条書きでわかりやすく

・「感情」を伝える一文が、ワンランク格を上げる