自分の送ったメールの返事がこないとき、あなたならどんな想像をしますか。
「あれ？何か私の送ったメールでおかしいところあったかな？」
「誤解させてしまう表現だった？失礼な文面だった？」
と考えて、勝手に不安になってしまうことはありませんか？
メールのやり取りは、相手が見えないだけに自分の期待と相手の都合に温度差があるときに疑心暗鬼になりイライラしてしまいがちです。
直接話したりすればなんでもないことも、見えない相手に色々と自分の勝手な妄想が広がったりしやすいものです。
メールの返事を催促するときのポイント
謙虚な言い回しを使う
いきなり
「先日のメールは届いていますでしょうか？お返事がまだ届いていません」
といった直球過ぎる表現は控えましょう。まずは
「先日はありがとうございました」
など、感謝の言葉から始めるようにします。
また、「お忙しいところ、大変恐縮なのですが」などのクッション言葉を使うことで、柔らかい印象を与えることができます。
※クッション言葉については
リマインドという言葉を使わない
人から催促される行為は、誰しもうれしいものではありません。
「リマインド」という言葉そのものが相手に嫌悪感を持たれることもあります。
メールタイトルには、【ご確認】をつけるなど、プレッシャーをかけない表現を心がけましょう。
想定外の事態でメールを見ていない可能性に配慮する
相手に罪悪感を抱かせないための工夫も必要です。
迷惑メールフォルダに入っている。
メーラーのトラブルなどでメールがうまく受信できていない。
などの事情で、メールを見ていないことを想定した文章にしましょう。
返信の締め切り日時をわかりやすく書く
期日を設け、文字色を変えたり太字にしたりするなど、目立つようにひと工夫して書きましょう。
その際、日付と曜日に間違いがないように気をつけます。
また、締め切りを設けると、「どうしてこんなに急ぐのだろう？」と思う人もなかにはいます。
社内の場合なら「クライアントから期日が設定されている」など具体的な理由をひと言添えるだけで、相手も「なるべく早く返信して協力しよう」という気持ちになります。
返信がすぐ欲しいときの文章の書き方のコツ
ビジネスでは、あらかじめ、最初のメールで、
「おそれいります、こちらの都合で恐縮ですが〇日までにお返事をいただけると助かります」
とお願いしておくのがいいでしょう。
日付を入れるだけで気持ちはとても楽になります。
それでも返事が来ないときは迷惑メールとして処理されて届いていない、ということも少なくないので再送します。
「〇月〇日に～の件についてメールをお送りしましたが、届いていないかもしれないと思いまして、再送いたしました」
「もしかしたらお返事いただいているかもしれませんが、こちらで確認できませんでしたので再度ご連絡いたしました」
など、伝えながら、一言添えていつまでに返事が欲しいかを伝えておくといいでしょう。
また、自分が送ったつもりで下書きに入ったままということもありますので、チェックも忘れずにして下さい。
LINEの「既読スルー」の対処法
プライベートでは、LINEを使うことも多いと思います。
既読マークがついているのに、返事がない、いわゆる「既読スルー」になっていると、心がザワザワしてくることもありますよね。
しかし、「既読スルー」のときは、大半があなたのせいではなく、相手の気持ちに余裕がなかったり、さまざまな都合によるものです。
それでも気になる場合の対処法
スタンプを送って様子をみる
LINEは文章だけでなく、スタンプという感情表現ツールを使えるのが利点です。
そこで既読スルーされたときは、可愛いスタンプを追加で送って返事を催促するという方法があります。
全く違う話題を送る
既読スルーされた内容については、いったん置いておき、まったく違う話題を出して相手の反応を見るというのも一つの手です。
こちらが送信した内容が、もしかしたら返信に困るものであった可能性があり、既読を付けてもどう返事を返して良いか悩んでいたかもしれません。
「嫌われた？」と思う前に、違う話題を出して返信してくれるかどうかを見てみましょう。
相手はもしかしたら、「既読」を付けたけど、返事を返すのを忘れていただけかもしれません。
※SNSで投稿してはいけない言い回しについてはコチラ
本日のまとめ
メールの返事を催促するときのポイント
・謙虚な言い回しを使う
・リマインドという言葉を使わない
・想定外の事態でメールを見ていない可能性に配慮する
・返信の締め切り日時をわかりやすく書く
返信がすぐ欲しいときの文章の書き方のコツ
・あらかじめ〇月〇日までに返事をもらえるように、メールに記述しておく。
・それでも返事がない場合は「届いてないかもしれないと思いまして」や「こちらで確認できませんでしたので」といった一言を添えて、再度送る。
プライベートでのLINEの既読スルーの対処法
・スタンプを送って様子をみる
・全く違う話題を送ってみる
